Gestión Documental Inteligente

Athento es un producto que puede ser utilizado en cualquier empresa o sector, por ejemplo financiero, sanidad, industria o administración electrónica. 

Al haber trabajado con varios de estos sectores con más de cien clientes, hemos ido desarrollando funcionalidad específica propia de cada sector, que englobamos en este listado de aplicaciones:

• Sector de Administración Electrónica. Gestión documental para la e-Administración: Registro de Entrada/Salidada de expedientes, cumplimiento de la ley 11/2007 y demás funcionalidades que mejoran la eficiencia y comodidad para el acceso a la Administración y los trámites por parte de los ciudadanos.
• Sector Sanitario (Software para e-Sanidad). Gestión documental específicamente creada para la resolución de la problemática de Clínicas y Hospitales, como el consentimiento informado, historial clínico etc.
• Software para Laboratorios (LIMS). Gestión documental integrado con Software ERP para la gestión integral de laboratorios.
• Software de gestión de documentos e incidencias para la Autoridad Portuaria (Sector puertos). Athento e-Puertos.
• Para el resto de sectores y en versión SaaS, Athento iDM (Intelligent Document Management, Gestión Documental Inteligente).

La Gestión Documental Inteligente es la aplicación de una tecnología en auge en la actualidad -Tecnología Semántica- a la gestión de los Documentos y el Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas administrativas relacionadas con la clasificación o el procesamiento de la información que hay en documentos no estructurados.

Entre las distintas aplicaciones concretas que hemos realizado utilizando esta tecnología están:

• Clasificación automática de documentos.
• Mejoras en el OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) mediante ICR (Intelligent Character Recognition)
• Contabilización Automática de Facturas (extracción automática de información relevante de cualquier documento)
• Extracción de Metadatos clave en Contratos y cualquier otro tipo de documento

Un Sistema Software de Gestión Documental permite a todos los empleados de una organización:

Colaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Preservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Realizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmenteincluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización (en casos de organizaciones con distintas sedes, esto puede suponer enormes cantidades de tiempo y de dinero en recursos humanos, gasolina etc., al margen de los costos de papel y la contaminación que supone).

Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestionar de forma eficiente el exceso de emails

Controlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Tener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momentó que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc. Esto puede ser crucial en entornos de máxima seguridad, o útil simplemente para discutir un cambio concreto de un documento con el compañero exacto que realizó este cambio. Además, para el cumplimiento de normas de seguridad (ISO 27001 etc.) este tipo de funcionalidades supone un plus en la gestión de la seguridad de la vital información de su negocio.

Gestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida (por ejemplo, un documento de tipo factura, del proveedor "Yerbabuena" irá a la carpeta "Facturas Yerbabuena", tras procesar de forma inteligente el contenido del documento de manera automática, y sin requerir la presencia de un administrativo para ordenar los documentos. Imagine el tiempo que puede tardar en realizar este tipo de acciones sobre papel, carpetas y archivadores A-Z.

Una Gestión Documental Inteligente supone un gran avance en la gestión administrativa de cualquier empresa u organización.

La Gestión Documental Inteligente supone una reducción drástica del tiempo de varias tareas administrativas, ya que se pierde mucho tiempo colocando metadatos (por ejemplo) a los documentos dentro de un Sistema de Gestión Documental y además supone una mejor gestión de los activos documentales ya que en muchos casos este tipo de tareas no se realiza o no se hace correctamente.

Para colocar metadatos de forma manual en un documento es necesario leerlo de forma completa, por lo que, gracias a la automatización de este proceso mediante Athento, conseguiremos grandes ahorros de tiempo (en este caso superiores al 95%).

Además, en el caso de la extracción automática de datos de facturas, estamos hablando de miles de apuntes contables que se pueden realizar de manera automática, de forma que este módulo de gestión documental inteligente extrae el contenido de la factura y se lo proporciona a un software de facturación o ERP como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.

En empresas con alto volumen de recepción de facturas, este proceso puede sufrir mejoras drásticas que hagan que el coste de esta gestión se reduzca de forma drástica.

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual (PricewaterhouseCoopers).
6. Los usuarios corporativos reciben una media de 18 megabytes (MB) de e-mail al día en 2007; Se espera que esta cifra suba a 28 MB al día para 2011.
7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.

Si bien existen otros sistemas para compartir documentos, como un ordenador compartido en red, un servidor FTP o un acceso VPN a un servidor de ficheros, estas soluciones tienen las siguientes desventajas:

• Las búsquedas no son eficientes, ya que estos sistemas no indexan todo el contenido de los documentos
• Las versiones son un caos, acaba habiendo diversos ficheros con el mismo contenido y con nombres diferentes, terminados en "versión1", "versión2" o en "definitivo", "definitivo2" y luego "nuevo_definitivo".
• No se pueden realizar flujos de trabajo (Workflows) de forma sencilla, con lo que los flujos vuelven a ir al correo. Trabajos como la aprobación del pago de una factura, la elaboración de un presupuesto, la redacción de una memoria técnica, acaban perdidos entre CIENTOS de correos con varios ficheros adjuntos, que hay que descargar, modificar y volver a enviar por correo.
• La seguridad es menor que utilizando un software como Athento, que soporta encriptación SSL y ayuda a cumplir la legislación (Ley Orgánica de Protección de Datos) y las normas como la ISO 27001 (Seguridad de la Información).
• No podemos acceder a los documentos desde un móvil smartphone, como iPhone, Android o Blackberry. Esto supone un decremento en la productividad y movilidad.

Utilizando gestión documental Inteligente podemos realizar mejoras de un 90% en la eficiencia, lo que supone un ahorro drástico en cualquier empresa.

En una empresa con un dpto. administrativo o de gestión documental de 100 personas, suponiendo un coste medio de 18.000 € por persona de salario bruto al año, el coste del departamento completo supone 1,8 millones de euros al año. La reubicación del 90% de este personal, pasando la mayoría de tareas administrativas rutinarias al gestor documental, supondría un ahorro de 1,62 millones de euros cada año, haciendo que el coste de este departamento fuese de 180.000 euros.

De igual forma, realizado en un departamento de 10 personas, la mejora conseguiría reducir el coste de 180.000 euros al año a 18.000 euros/año.

Los Sistemas de Gestión Documental tradicionales se diferencian en muy poco de los arcaicos sistemas de ficheros, con la ventaja de poder recuperar versiones anteriores del documento, hacer búsquedas eficientes por la indexación de todo el contenido y acceder a los contenidos vía web, con las ventajas que esto supone: acceso 24 horas 7 días a la semana desde cualquier lugar.

Estas ventajas suponen un aumento considerable de las prestaciones en la gestión de los documentos, pero aportar inteligencia documental supone un cambio mucho mayor: podemos olvidarnos de colocar metadatos para cada documento que subimos al gestor documental, podemos realizar búsquedas de forma más eficiente, ya que los documentos han sido metadatados de forma más eficiente, podemos enviar un documento al gestor documental y que este se coloque en la carpeta que debe estar (de forma automática y con los metadatos incluídos), podemos escanear cientos de facturas y pasar los datos al software ERP para que las contabilice sin que intervenga ninguna persona... etc.

Para un departamento administrativo con 100 personas, podemos reducir el uso de personal en un 90%, de forma que 10 personas podrían realizar todo el trabajo, ya que el peso de la clasificación de los documentos, la metadatación, la realización de apuntes contables basada en el contenido de las facturas, clasificación de contratos, búsquedas más eficientes etc pueden suponer ahorros enormes en tiempo del personal de su empresa.

1. Hemos subido un documento escaneado (no un PDF indexado en el que se puede buscar, sino una imagen).
2. Se extrae en primer lugar (utilizando nuestra herramienta de inteligencia documental) una serie de datos en base al contenido del documento (etiquetas), que son palabras clave dentro del contenido o simplemente conceptos relacionados que no aparecen en el mismo.
3. El tipo de documento se reconoce (contrato, y en esa familia, el tipo exacto del contrato).
4. Con base en lo anterior, un flujo de trabajo que involucra a trabajadores en la organización se ha iniciado. El sistema puede ser configurado para tener en cuenta cosas como la carga de trabajo, etc de los trabajadores de una organización para asignar la revisión / aprobación de los flujos de trabajo para designar a quien esté menos ocupado y puede realizar la tarea requerida.
5. Realizamos diversas búsquedas utilizando los términos dentro del PDF -búsqueda "fulltext"-. Estos términos de búsqueda pueden ser el CIF de una empresa, el DNI de una persona etc. 
6. Se muestra la gráfica de las etiquetas extraídas en el documento (gráfico de las relaciones). A través de este gráfico se puede incluso navegar, entre relaciones de entidades que aparecen en el documento.